Asjaajamisjuhised

Lihtsaim viis vabas vormis järelepärimise või selgitustaotluse edastamiseks on saata kiri vallavalitsuse e-postile . Saatjal ei ole tarvis muretseda, kas kiri ikka jõuab õige ametnikuni. Me registreerime selle dokumendiregistris ja suuname teemaga tegeleva ametniku töölauale. Pöördumisele vastamiseks lisage kindlasti enda kontaktid.

Paberil avaldusi, taotlusi jm dokumente võtame vastu valla kantseleis (tuba 3 ja 4) või vastava valdkonnaga tegeleva ametniku juures.

E-teenusena esitatavad taotlused saab täita iseteeninduskeskkonnas. Vajalik on sisse logimine ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil.

Kui e-teenust ei ole võimalik kasutada, siis saab alla laadida vormikohase blanketi siit. Täidetud blanketid võib saata digitaalselt allkirjastatuna vallavalitsuse e-postiaadessil:  või posti teel vallavalitsuse aadressil Kooli 2, Sõmeru alevik 44305 Lääne-Virumaa. Dokumente võib vallavalitsusse ka isiklikult kohale tuua või panna valla vapiga tähistatud postkastidesse. 

Kui meile saabunud avalduse lahendamine ei kuulu vallavalitsuse kompetentsi, edastame dokumendi 5 päeva jooksul koos kaaskirjaga õigele adressaadile ja informeerime sellest kirja saatjat. Erandiks on kohtu poolt valel aadressil saadetud dokumendid, mis hävitatakse/kustutatakse ja teatatakse sellest saatjale.

Igal ametnikul on tööalaseks kasutamiseks oma e-postiaadress, mis on avalikustatud veebilehel: kontakt. Ametnikul on kohustus igal tööpäeval lugeda oma e-posti saabunud teateid. Puhkuse ja muu äraoleku ajaks võimaldab ametnik asendajale juurdepääsu oma e-postile või seab automaatse puhkuseteavituse.

Rakvere Vallavalitsuses on kasutusel elektrooniline dokumentide haldamise keskkond, kus registreeritakse iga päev saabuvad ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, teabenõuded, lepingud, õigusaktid jm dokumendid.

Avaliku dokumendiregistriga saab tutvuda:

Rakvere Vallavalitsus (alates 2018)
Rakvere Vallavalitsus (2014-2017)